【独家】你的电子病历项目被劫持了吗？

　　【HC3i独家翻译】电子病历项目每天都可能遭到劫持。一些项目遭到供应商的劫持，一些遭到顾问的劫持，没错，还有一些遭到那些当初支持项目的医生的劫持，这是因为电子病历项目曾经被寄予厚望，医生认为电子病历能够帮助他们诊治患者、运行诊所，并且带来收益。

　　然而，自从有意义的使用推出后，很多研究表明电子病历信息技术项目的夭折率或运行状况不良的比率高达50%。其中一个根本问题就是无法识别哪些电子病历项目会遭到劫持。

　　劫持案例1：电子病历评估和选择

　　电子病历项目首先在评估和选择过程中就会遭到人们的劫持。如果不采取下面提到的4个步骤而直接步入正题——创建一个供应商的简短列表，就会陷入风险。电子病历提供商和医疗信息技术顾问可能喜欢你略过前4个步骤开始，但是这样会意味着你并没有准备好开展稳健全面的评估流程。

　　电子病历评估不仅仅需要对报告和菜单核对表（通常由供应商提供）、工作流程名称和核心模块进行检查，还有其它很多工作要做。选择电子病历不仅仅需要列计划，电子病历评估遭到劫持的现象，比如没有获得医生的一致支持，他们说“别担心，我们会来的”；比如管理层不愿负责，他们会说“不要打扰我，这是一个信息技术项目”；再比如低估了变更管理或者对员工的影响，他们会说“别担心，我们会习惯的”。

　　为了避免出现上述情况，应该首先采取下列初步措施：

　　第一步 决定你需要做些什么 为什么是电子病历？为什么是现在？这样做仅仅是为了获得奖金吗？是为了提高工作效率吗？不管理由是什么，整个团队都应该在实施前达成共识。

　　第二步 评估需求 在计划运行无线设备上的电子病历之前，你需要确定诊所是够具备必要的基础设施。员工可能不太会使用电脑，也可能不会用电子病历。

　　第三步  成立电子病历委员会 确保医院所有的重要科室都能接受。如果财务部门不能做好工作或者信息技术人员不能让电子病历多地点运行，都有可能导致“完美的”电子病历不能实施。

　　第四步  确保医生参与其中 对于那些对电子病历“不感冒”的人来说，这一点尤为重要。

　　一旦准备开始评估系统，你可能会遇到再次遭受劫持的风险。化解这种风险的办法是让电子病历提供商积极响应医院根据自身情况创建的信息邀请书（Request for Information，RFI）和建议邀请书（Request For Proposal，RFP）。要求他们出具提案意味着在对提案进行比较时，你需要完成一大堆繁重的工作。但是如果能对他们的响应进行规范，为什么不能受这点累呢？

　　对于信息请求，你应该做一张表格，列出自己觉得的最重要的因素（无线功能、多点登陆、安全功能、易用性等），然后对它们的重要性进行评级，例如“必须有”或者“想有”。对属于“想有”这一类的每一项进行打分。你可以利用信息邀请书挑选出最能满足自己基本需求的系统。

　　建议邀请书的效果更明显。问一下供应商他们在项目管理、支持、培训和系统方面有什么样的经验。他们的服务水平协议是什么（Service Level Agreements，SLA）？他们有推荐人吗？是他们的员工或承包商吗？了解他们的答案将为你节省大量的评论时间。

　　预防评估和选择过程中遭到劫持的方法：

　　弄清楚采取行动的原因。在创建供应商清单前，了解信息技术重点项目的种种影响。与所有相关人士进行核对，确保他们对项目的预期目标达成一致意见。规范提案申请流程。

　　劫持案例2：电子病历项目管理

　　预防项目管理遭到劫持，你需要关注项目管理的整个生命周期，尤其是电子病历的项目计划和实施阶段。要做到这点，最好的方法是学习项目管理的基本知识，这样就能了解要做的任何项目决策将要产生的影响。

　　要掌握基本用语和概念，了解管理得当的项目会用到哪些内容。项目开始时了解项目管理的原因非常重要，然后要了解项目应该包括的基本管理因素，最后要了解对电子病历项目的成功实施有决定作用的两个因素：项目章程和工作分解结构。

　　员工了解项目管理的基本知识非常重要，这样能够避免受到顾问或者电子病历供应商项目经理的劫持。如果你不具备了解基本要素的环境，那么你完成的计划可能会因为设计遗漏、意外或电子病历项目实施经理能力不强，缺少关键性的成功因素。

　　为什么需要了解项目管理的第二个原因出现在医院购买电子病历进行协商和签约的过程中。谈判时头脑清晰，知道成功项目管理的因素意味着在签署合同前做到心中有数。

　　为什么需要了解项目管理的第三个原因是为了保障电子病历系统实施后长期的生产率和性能。医疗机构每年、每个季度、每月都有没完没了的项目。不管项目为何必须完成（依从性、信息技术更新、员工发展、临床治疗、安全性、最佳实践、竞争优势等），管理项目的能力、评估项目结果的能力以及预防项目出现灾难的能力都取决于项目管理的基本能力。高管、员工和合同商都应该具备这些能力。

　　在项目实施的过程中偶尔会出现问题。这些问题都可以一个一个地加以解决。但是如果问题一股脑地出现，就需要马上对项目进行调整，根据专家的指导建议让项目步入正轨。具备项目管理知识将有助于诊断所处的环境。

　　预防评估和选择过程中遭到劫持的方法：

　　了解项目管理的原因对尽早创建电子病历至关重要。掌握需要跟踪的因素，了解如何利用项目章程和工作分解结构最大程度地降低受到劫持的风险，确保成功。记住如果需要调整项目，任用可靠的项目经理是一个明智的选择。

　　劫持案例3：电子病历技术的采用

　　变更管理和采用意愿对电子病历的成功实施至关重要，然而很多医院存在误解，认为精通软件等同于可以采用的技术。这是什么意思呢？软件培训并不是采用技术。电子病历提供商花了3天时间教授用户如何使用软件并不意味这用户能够成功地把技术融入医院。如果你只接受了一次性的培训，那么你的诊所在后续过程中肯定会遇到麻烦。你至少应该有一系列的软件采用重点事项的列表。这张列表将帮助你获得其他使用电子病历（最好是同一种电子病历）有半年时间的用户的建议。你可能还要考虑对员工进行反复培训，让他们的软件技术水平从新手提高到高手，再从高手转变为专家。

　　预防评估和选择过程中遭到劫持的方法：

　　不要让软件培训成为变革管理的唯一法宝。电子病历的采用需要一个长远的规划，而绝不仅仅是进行3天软件培训这么简单。与供应商一道共同分析每一项工作软件掌握程度的差别。确定应变的水平，让供应商帮助你提高那些必须要采用电子病历、但是积极性不高的员工的兴趣。努力争取在实施后的半年至一年内安排学习和绩效支持培训。

　　Peter Polack简介

　　Peter J Polack是医疗实践管理咨询公司——emedikon公司的创始人、医疗实践程序软件开发公司——protodrone公司总裁。眼科管理杂志的技术专栏作家。佛罗里达一家大型综合眼科诊所的管理合伙人。